1. PENDAHULUAN

1. LATAR BELAKANG

• Ø Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 13 Tahun 2016 tentang tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten Bojonegoro, serta Peraturan Bupati Bojonegoro Nomor 65 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan  Organisasi dan Tata Kerja serta Uraian Tugas dan Fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bojonegoro, maka Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bojonegoro disamping mempunyai tugas melaksanakan kewenangan, desentralisasi dan dekonsentrasi di bidang perpustakaan dan kearsipan, juga mempunyai tugas tugas pelayanan pada masyarakat, khususnya pelayanan informasi maupun administratif  bidang perpustakaan dan kearsipan.
• Ø Pelayanan arsip kepada pengguna arsip, baik dari kalangan pemerintah, swasta ataupun masyarakat, saat ini menjadi kebutuhan yang penting mengingat arsip mempunyai peran strategis, yaitu untuk menyusun rencana program kegiatan berikutnya. Karena dengan arsip, dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehinggga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai, dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal.
• Ø Peran strategis arsip sebagamana dimaksud diatas mencakup : (1) peran arsip sebaga alat utama ingatan organisasi, (2) peran arsip sebagai bahan atau alat pembuktian (bukti otentik), dan (3) peran arsip sebagai bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
• Ø Oleh karena terkait dengan fungsi pelayanan pada masyarakat sebagaimana diatas, maka mengacu Peraturan Bupati Bojonegoro Nomor 33 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Standar Pelayanan Publik, maka perlu segera disusun Standar Operasional Prosedur  (SOP) Layanan Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bojonegoro

1. VISI DAN MISI

1. VISI

Terwujudnya Arsip dan Perpustakaan Sebagai Sumber Informasi, Pengembangan Kreativitas, dan Rekreasi Edukatif

1. MISI

1. Meningkatkan profesionalisme aparatur dan tata kearsipan guna mendukung kelancaran pelayanan publik;
2. Mengamankan arsip sebagai sumber informasi dan bukti autentik;
3. Mewujudkan perpustakaan sebagai sumber belajar dan pengembangan kreativitas melalui penyediaan sarana informasi
4. Mewujudkan perpustakaan sebagai tempat rekreasi edukatif melalui kegiatan pengembangan ekonomi masyarakat

1. TUGAS POKOK

DAN FUNGSI

Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 13 Tahun 2016 tentang tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten Bojonegoro, serta Peraturan Bupati Bojonegoro Nomor 65 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan  Organisasi dan Tata Kerja serta Uraian Tugas dan Fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bojonegoro, maka tugas pokok dan fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bojonegoro adalah :

1. TUGAS POKOK

Melaksanakan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah di Bidang Perpustakaan dan Bidang Kearsipan dan tugas pembantu

1. FUNGSI

1. Perumusan kebijakan di bidang perpustakaan dan kearsipan;
2. Pelaksanaan kebijakan di bidang perpustakaan dan kearsipan;
3. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan dibidang perpustakaan dan kearsipan;
4. Pelaksanaan administrasi dinas di bidang perpustakaan dan kearsipan;
5. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Bupati terkait dengan tugas dan fungsinya;

1. DASAR HUKUM PELAYANAN

1. Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945
2. Undang Undang No. 12 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah Kabupaten dalam lingkungan Prop Jatim
3. Undang Undang No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
4. Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
5. Undang Undang No. 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Undang Undang No. 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah
6. Peraturan Pemerintah RI No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
7. Peraturan Menteri Pendayaguanaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2012 Tentang Petunjuk Teknis Penyusunan, Penetapan, dan Penerapan Standar Pelayanan
8. Peraturan Daerah Nomor 13 Tahun 2016 tentang tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten Bojonegoro
9. Peraturan Bupati Bojonegoro Nomor 65 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan  Organisasi dan Tata Kerja serta Uraian Tugas dan Fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bojonegoro

1. JENIS JENIS PELAYANAN

1. Pelayanan Peminjaman Arsip Inaktif
2. Peyanan Penggandaan Dan Reproduksi Arsip Inaktif

1. STANDAR PELAYANAN

JENIS PELAYANAN

PELAYANAN PEMINJAMAN ARSIP INAKTIF

1. DASAR HUKUM

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
2. Undang Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
3. Peraturan Bupati Bojonegoro Nomor 33 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Standar Pelayanan Publik

1. PERSYARATAN

1. Surat ijin penelitian/Surat Tugas/Surat Kuasa peminjaman arsip
2. Bukti identitas diri
3. Peminjaman sebanyak-banyaknya 5 (lima) nomor arsip atau 2 (dua) reel microfilm / microfische

1. BIAYA / TARIF

Tidak dipungut biaya

1. WAKTU PENYELESAIAN

Waktu penyelesaian rekomendasi tehnis (Rekomtek) perijinan adalah 1 jam

1. PROSEDUR PELAYANAN

1. Pengguna datang ke Ruang Layanan Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dan mengisi buku tamu
2. Peminjam diperbolehkan bagi pengguna yang telah memenuhi persyaratan administratif yaitu dengan membawa bukti rekomendasi dari instansi pemilik arsipnya (creating agency);
3. Petugas pelayanan melakukan crosscheck atas keabsahan rekomendasi tersebut ke instansi pemilik arsip tersebut melalui telepon. Apabila rekomendasi tidak cocok/sesuai dengan peruntukannya maka layanan peminjaman arsip tidak dapat dilakukan dan proses layanan selesai;
4. Pengguna yang memenuhi persyaratan mengisi dan mendatangani formulir peminjaman sebanyak 2 (dua) lembar dan diberikan kepada petugas pelayanan;
5. Petugas pelayanan menyerahkan form peminjaman pada unit penyimpanan arsip inaktif;
6. Petugas depo mencari arsip yang dipesan untuk kemudian menyerahkan arsip ke Petugas pelayanan di Ruang Layanan;
7. Petugas pelayanan memberikan arsip inaktif kepada pengguna untuk dibaca;
8. Petugas pelayanan melakukan pengawasan terhadap penggunaan arsip;
9. Arsip yang belum selesai dibaca dapat dilanjutkan pada hari kemudian, arsip dapat disimpan di ruang transis dengan pengawasan petugas pelayanan;

10. Arsip yang telah selesai dibaca harus diserahkan kembali oleh pengguna kepada petugas pelayanan, untuk selanjutnya dikembalikan kepada petugas di tempat penyimpanan;

11. Proses pelayanan selesai.

1. SPESIFIKASI PRODUK

Peminjaman dokumen

1. KOMPETENSI PETUGAS

1. Berwawasan luas dan menguasai informasi khasanah arsip;
2. Mampu memberikan arahan /saran pada pengguna arsip serta berperan sebagai konsultan pembaca (reader consultant);
3. Terampil memberikan pelayanan dan penggunaan sarana bantu baca arsip;
4. Paham terhadap cara memperlakukan arsip yang baik dan benar;
5. Selektif dan teliti dalam meneliti berkas arsip, baik sebelum maupun sesudah digunakan;
6. Ramah, komunikatif, profesional dan senantiasa siap memberikan pelayanan yang baik

1. SARANA DAN PRASARANA
   1. Alat tulis
   2. Buku register peminjaman
   3. Meja dan kursi, serta meubelair lainnya
   4. Komputer dan printer
   5. Masker
   6. Boks Arsip
   7. Form peminjaman arsip

1. PENGADUAN
   1. Pengaduan/komplain dapat disampaikan langsung (lisan) ke kantor  Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bojonegoro
   2. Pengaduan/komplain bisa juga dilakukan melalui surat ke alamat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bojonegoro, Jl. Pattimura No: 1A Bojonegoro
   3. Pengaduan/komplain dapat disampaikan melalui SMS langsung ke Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bojonegoro dengan nomor 0812 1782 922
   4. Pengaduan/komplain dapat disampaikan melalui SMS langsung ke Bupati Bojonegoro dengan nomor 0811 3406 688

1. KOMPENSASI

Bila mana pelayanan yang diberikan tidak sesuai dengan standar pelayanan publik yang telah ditentukan, maka petugas akan mendapat teguran sampai sanksi administratif

JENIS PELAYANAN

PELAYANAN PENGGANDAAN DAN REPRODUKSI ARSIP INAKTIF

1. 13.          

1. DASAR HUKUM
   1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
   2. Undang Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
   3. Peraturan Bupati Bojonegoro Nomor 33 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Standar Pelayanan Publik

1. PERSYARATAN
   1. Surat permohonan penggandaan/ duplikasi / reproduksi arsip
   2. Bukti identitas diri
   3. Penggandaan arsip dapat dilakukan apabila arsip tidak memuat informasi yang bersifat rahasia (tidak boleh diketahui publik)
   4. Penggandaan arsip dapat dilakukan apabila fisik arsip memungkinkan untuk digandakan (fisik tidak rusak). Khusus untuk arsip Media Baru (non kertas) permintaan reproduksi harus disertai alasan dan peruntukan penggandaannya;
   5. Penggandaan /reproduksi arsip kertas hanya dapat dilakukan maksimal 20% dari jumlah halaman arsip maupun buku koleksi referensi ;
   6. Semua hasil penggandaan/reproduksi sah apabila diberi Stempel Copy/Reproduksi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
   7. Arsip kertas yang digunakan sebagai sumber penerbitan harus mencantumkan sumber asal koleksi yaitu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan serta membayar hak cipta dan copyright (hak copy) untuk jenis arsip-arsip Media Baru

1. BIAYA / TARIF

Tidak dipungut biaya

1. WAKTU PENYELESAIAN

Penggandaan dalam bentuk fotocopi arsip selambat-lambatnya dapat diterima pengguna/pemesan setelah 1 hari dari waktu permintaan penggandaan. Sedangkan untuk arsip media baru selambat-lambatnya 5 (lima) hari terhitung tanggal permintaan penggandaan,kecuali apabila fasilitas di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tidak tersedia dan bahan-bahan sedang tidak dapat diperoleh di pasaran saat permintaan diajukan

1. PROSEDUR PELAYANAN
   1. Pengguna mengajukan permintaan penggandaan pada petugas pelayanan;
   2. Petugas pelayanan mengajukan persetujuan penggandaan ke instansi pencipta arsip.  Apabila tidak disetujui maka permintaan penggandaan  ditolak;
   3. Apabila disetujui oleh instansi pemilik arsip maka petugas pelayanan memberikan formulir penggandaan arsip kepada pengguna arsip untuk diisi;
   4. Penggandaan arsip dilakukan oleh petugas pelayanan;
   5. Petugas pelayanan menyerahkan hasil penggandaan kepada pengguna;
   6. Pengguna wajib menyelesaikan administrasi dengan membayar jasa penggandaan;
   7. Setelah selesai proses, arsip dikembalikan petugas pelayanan ke petugas penyimpanan;
   8. Proses pelayanan selesai

1. SPESIFIKASI PRODUK

Softcopy / hardcopy

1. KOMPETENSI PETUGAS
   1. Berwawasan luas dan menguasai informasi khasanah arsip;
   2. Mampu memberikan arahan dan saran kepada pengguna arsip serta dapat berperan sebagai konsultan pembaca (reader consultant);
   3. Terampil memberikan pelayanan dan penggunaan sarana bantu baca arsip;
   4. Paham terhadap cara memperlakukan arsip yang baik dan benar;
   5. Selektif dan teliti dalam meneliti berkas arsip, baik sebelum maupun sesudah digunakan;
   6. Ramah, komunikatif, profesional dan senantiasa siap memberikan pelayanan yang baik

1. SARANA DAN PRASARANA
   1. Alat tulis
   2. Buku register peminjaman
   3. Meja dan kursi, serta meubelair lainnya
   4. Komputer dan printer
   5. Masker
   6. Boks Arsip
   7. Form penggadaan / reproduksian arsip

1. PENGADUAN
   1. Pengaduan/komplain dapat disampaikan langsung (lisan) ke kantor  Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bojonegoro
   2. Pengaduan/komplain bisa juga dilakukan melalui surat ke alamat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bojonegoro, Jl. Pattimura No: 1A Bojonegoro
   3. Pengaduan/komplain dapat disampaikan melalui SMS langsung ke Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bojonegoro dengan nomor 0812 1782 922
   4. Pengaduan/komplain dapat disampaikan melalui SMS langsung ke Bupati Bojonegoro dengan nomor 0811 3406 688

1. KOMPENSASI

Bila mana pelayanan yang diberikan tidak sesuai dengan standar pelayanan publik yang telah ditentukan, maka petugas akan mendapat teguran sampai sanksi administratif

1. III.   PENUTUP

Demikian Standar Operasional Prosedur Pelayanan Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bojonegoro. Mudah-mudahan hal ini menjadi acuan dan bisa ditindaklanjuti oleh staf pelaksana di lapangan. Segala saran perbaikan sangat diharapkan demi penyempurnaan layanan publik ini, terima kasih.